E-İrsaliye keserken ilk adım, sevkiyatın gönderici, alıcı ve taşıma bilgileriyle hazır olduğundan emin olmaktır. Ardından ürün satırları ve miktarlar girilir, taşıma bilgisi belirlenir, belge oluşturulur, işlem sonucu kontrol edilir ve gerekiyorsa belge fatura sürecine bağlanır.
Bu rehberin odağı e-İrsaliyenin ne olduğu değil, irsaliyenin fiilen nasıl hazırlanıp oluşturulduğudur. Kavramı ve kullanım alanını öğrenmek istiyorsanız önce e-İrsaliye nedir? rehberini okuyabilirsiniz.
E-İrsaliye kesmeden önce ne kontrol edilir?
Belge oluşturulmadan önce gönderici ve alıcının unvanı, VKN veya TCKN bilgisi ve adresleri kontrol edilmelidir. Malın çıkış yapacağı depo veya sevk noktası ile teslim adresi de net olmalıdır; eksik adres, gönderim aşamasında belgenin reddedilmesine yol açabilir. GİB’in e-İrsaliye kılavuzuna göre zorunlu alanlar eksikse belge geçersizdir ve şema kontrollerinden geçemez.
Sevk edilecek ürünlerin açıklaması, miktarı ve birimi doğru girilmelidir. Miktar irsaliyenin en kritik alanıdır; çünkü fiziksel sevkiyat ile belge arasındaki fark stok kaydını ve sonraki fatura sürecini doğrudan etkiler.
Taşıma şeklini de baştan belirlemek gerekir: mal kendi aracınızla mı, yoksa bir kargo veya lojistik firmasıyla mı gönderilecek? Bu seçim, hangi taşıma bilgilerinin girileceğini belirler. Alıcı e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı değilse kılavuza göre belge yine alıcının bilgilerine göre elektronik düzenlenir, ancak alıcıya sistem içinden iletilmez; düzenleyen belgeyi diğer elektronik ortamlarla ya da kâğıt çıktı vererek teslim eder. Uygulamaya dahil olma zorunluluğu ve kapsamı ise sektör ve mükellef grubuna göre GİB tarafından belirlenir; kendi durumunuz için GİB’in güncel kaynaklarını esas alın.
Kontrol tablosu: hangi alan neden önemli?
GİB’in e-İrsaliye uygulama kılavuzu, e-İrsaliyede bulunması zorunlu bilgileri sayar. Aşağıdaki tablo bu bilgileri sevk öncesi kontrol açısından özetler; kılavuzun “zorunlu” dediği alanlar ayrıca işaretlenmiştir.
| Alan | Neden kontrol edilir? | Not |
|---|---|---|
| Düzenlenme tarihi ve belge numarası | Belgenin kimliğini ve kaydını belirler | Kılavuza göre zorunlu |
| Düzenleyen (unvan, adres, vergi dairesi, vergi kimlik no) | Sevkiyatı yapan tarafı tanımlar | Kılavuza göre zorunlu |
| Alıcı (ad/unvan, varsa vergi kimlik no, işyeri adresi, farklıysa teslimat adresi) | Malın kime ve nereye gittiğini gösterir; eksik adres gönderimde sorun çıkarabilir | Kılavuza göre zorunlu |
| Mal (nevi ve miktar) | Fiziksel sevkiyat ile belge arasındaki fark stok ve fatura sürecini etkiler | Kılavuza göre zorunlu |
| Fiili sevk tarihi ve zamanı (saat ve dakika) | Sevkin ne zaman başladığını gösterir; belge fiili sevk zamanından önce düzenlenip iletilmelidir | Kılavuza göre zorunlu |
| Taşıma bilgisi (araç plakası ve şoför ad-soyad/TCKN veya kargo/lojistik firması bilgileri) | Malı kimin ve hangi araçla taşıdığını gösterir | Kılavuzun zorunlu bilgiler listesinde yer alır; bilinmiyorsa belge önce taslak kaydedilir |
| Karekod veya barkod | GİB sistemlerinden sorgulama ve doğrulamaya imkân verir | GİB’in ebelge.gib.gov.tr’de duyuracağı tarihten itibaren istenir; yazılımınızın karşıladığını doğrulayın |
Tablo genel bir kontrol çerçevesidir. Hangi alanın hangi yöntemde nasıl girileceği kullandığınız yazılıma göre değişebilir; GİB ayrıca ek bilgi isteyebilir. Belirli bir işletme için mevzuat yorumu değildir.
E-İrsaliye nasıl kesilir: adım adım
Süreç genel olarak aşağıdaki sevk-belge akışıyla ilerler. GİB’in kılavuzundaki temel kural, belgenin malın fiili sevk zamanından önce düzenlenip iletilmesidir; sıra ve ekranlar ise kullandığınız yazılıma göre değişebilir.
- 1. Sevk kararıSipariş veya sevk ihtiyacı belirlenir
- 2. Alıcı ve sevk bilgileriAlıcı, depo ve teslim adresi doğrulanır
- 3. Mal kalemleriÜrün, miktar ve birim fiziksel sevkiyatla karşılaştırılır
- 4. Taşıma ve sevk zamanıTaşıma bilgileri ve fiili sevk zamanı girilir; bilinmiyorsa taslak kaydedilir
- 5. Onay ve gönderimBelge sevkten önce onaylanıp iletilir
- 6. Sonuç kontrolüİşlem sonucu doğrulanır, sevkiyat onaylı belgeyle yola çıkar
- 7. FaturalamaSevkiyat sonrası fatura süreci irsaliyeyle ilişkilendirilir
Şoför, araç veya fiili sevk zamanı belge oluşturulurken tam bilinmiyorsa kılavuza göre belge önce taslak olarak kaydedilir; sevkiyat başlarken eksik bilgiler eklenir ve belge onaylanıp GİB sistemlerine gönderilir. Onaylanmamış taslağın hukuki geçerliği yoktur; sevkiyat sırasında onaylanmış e-İrsaliyenin elektronik veya kâğıt çıktısının bulundurulması gerekir. Özel entegratör yönteminde belgenin entegratörün sistemine iletilmesi, kılavuza göre sevkiyatın başlatılması için yeterlidir; entegratör belgeyi kısa bir süre içinde imzalayıp GİB’e iletmekle yükümlüdür.
Sevkiyat çıkmadan önce belgenin hazır ve geçerli olması önemlidir. Malın yola çıktığı anda belgeye erişilemiyorsa sevkiyat sürecinde sorun yaşanabilir; bu nedenle gönderim sonucu, kamyon depodan çıkmadan önce doğrulanmalıdır.
E-İrsaliyede taşıma bilgileri nasıl girilir?
GİB’in e-İrsaliye kılavuzuna göre e-İrsaliyede malı taşıyan aracın plakası ile şoförün ad-soyad ve TCKN bilgileri ya da taşımayı yapan kargo/lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN, ad-soyad veya unvan) bulunmalıdır. Mal kendi aracınızla gönderiliyorsa araç ve şoför bilgileri, kargo veya lojistik firması kullanılıyorsa taşıyıcı firma bilgileri girilir.
Alanların girilme biçimi ve hangilerinin zorunlu olduğu kullandığınız yönteme ve GİB’in güncel kılavuzuna göre ayrıca kontrol edilmelidir. Taşıma bilgilerini belge oluşturulduktan sonra değil gönderimden önce tamamlamak, belgenin reddedilmesini ve yeniden işlem yapma ihtiyacını azaltır; bilgi henüz yoksa belge taslak olarak bekletilir.
e-İrsaliye ve e-Fatura aynı belge değildir
e-İrsaliye mal hareketini, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ise satışın faturalanmasını belgeler. İrsaliyenin düzenlenmiş olması faturanın gerekmediği anlamına gelmez; faturanın düzenlenmesi de belirli koşullar dışında irsaliye yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz.
| Konu | e-İrsaliye | e-Fatura / e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Ne belgeler? | Malın sevkiyatını (mal hareketi) | Satışın faturalanmasını |
| Hukuki nitelik | GİB’e göre yeni bir belge türü değil; kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliktedir | GİB’e göre yeni bir belge türü değil; kâğıt faturayla aynı niteliktedir |
| Düzenleme zamanı | Malın fiili sevk zamanından önce düzenlenip iletilir | Faturanın düzenlenmesi ayrı mevzuata tabidir; bu rehber süresini anlatmaz |
| Birbirine referans | Fatura sevkten önce düzenlenmişse e-İrsaliyede fatura bilgisine yer verilir | Sevkten önce düzenlenen faturada, malın daha sonra sevk edileceği ve e-İrsaliyesinin ayrıca düzenleneceği belirtilir |
| Özel durum | Aşağıdaki koşullar sağlanırsa ayrıca e-İrsaliye gerekmeyebilir | Teslim anında düzenlenen fatura; saat ve dakika, “İrsaliye yerine geçer.” ibaresi ve imzalı kâğıt çıktı koşuluyla sevk irsaliyesi yerine geçebilir |
Kılavuza göre malın teslimi anında e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenmesi, belgede düzenleme zamanının saat ve dakika olarak gösterilmesi, “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisince imzalanması hâlinde faturanın kâğıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçer. Bu istisna genel kural değildir; kendi işleminiz için GİB kaynaklarını ve mali müşavirinizi esas alın. Faturanın nasıl kesileceği için e-Fatura nasıl kesilir rehberine bakabilirsiniz.
GİB Portalı ile e-İrsaliye kesmek
Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu portal yöntemlerinde kullanıcı gerekli alıcı, ürün ve taşıma bilgilerini ilgili ekranlara girerek belge oluşturabilir. Portal ekranlarının adları ve işlem adımları zaman içinde değişebileceğinden, güncel kullanım için GİB'in resmî e-Belge sayfaları esas alınmalıdır.
Portal yöntemi düşük hacimli sevkiyatlarda yeterli olabilir. Ancak sipariş, stok ve cari kayıtları başka bir sistemde tutuluyorsa aynı müşteri ve ürün bilgilerinin tekrar girilmesi gerekir; her sevkiyatta elle veri girişi hem zaman alır hem de hata riskini artırır.
Özel entegratör ile e-İrsaliye kesmek
Özel entegratör veya e-Belge entegrasyonu kullanan bir yazılımda e-İrsaliye süreci sipariş, stok ve müşteri kayıtlarıyla birlikte yürütülebilir. Sevk edilecek ürünler ve miktarlar zaten sipariş veya irsaliye kaydında bulunuyorsa bu bilgilerin belgeye tekrar elle girilmesi gerekmeyebilir.
Bu yöntemde kullanıcı genellikle ilgili irsaliye kaydını açar, taşıma bilgilerini tamamlar ve gönderim işlemini başlatır. Sistem, eksik alanları gönderimden önce kontrol edip uyarabilir. Yazılım seçerken irsaliyenin sipariş ve faturayla bağlantısına, gönderim sonrası durum takibine ve stok hareketiyle uyumuna birlikte bakılmalıdır.
E-İrsaliye kesildikten sonra ne yapılır?
Belge oluşturulduktan sonra teknik işlem sonucunun izlenmesi gerekir. Başarısız veya bekleyen bir gönderimi fark etmeden sevkiyatı yola çıkarmak, sonradan düzeltme gerektiren sorunlara yol açabilir.
Alıcı tarafın belgeyi teslim aldığında malın durumunu bildirebildiği bir yanıt mekanizması da vardır: GİB’in UBL-TR İrsaliye Yanıtı tanımı vardır ve kılavuz, alıcının RED yanıtıyla belgenin tamamını da reddedebildiğini belirtir. Bu adımın kullandığınız sistemde desteklenip desteklenmediği ayrıca kontrol edilmelidir. Sevkiyat tamamlandığında irsaliye, ilgili satış faturasına bağlanarak faturalandırma sürecine geçilir; bu yüzden irsaliye ile fatura kayıtlarının birbirinden kopmaması önemlidir.
E-İrsaliye keserken sık yapılan hatalar
En sık görülen hata, alıcı veya sevk noktası adresinin eksik girilmesidir. Bunu takip eden yaygın hatalar arasında taşıma bilgilerinin eksik bırakılması, kendi aracıyla sevkte şoför kimlik bilgisinin girilmemesi ve miktarın fiziksel sevkiyatla uyuşmamasıdır.
Bir diğer hata, gönderim sonucunu doğrulamadan malı yola çıkarmaktır. Hata alındığında hemen yeni bir belge oluşturmak da mükerrer irsaliye riskine yol açar. Yeni belge oluşturmadan önce mevcut işlemin sonucunun ve hatanın kaynağının kontrol edilmesi gerekir.
Göndermeden önce kontrol listesi
E-İrsaliyeyi göndermeden önce aşağıdaki noktaları hızlıca gözden geçirmek çoğu hatayı belge gönderilmeden yakalamaya yardımcı olur:
- Alıcının unvanı, VKN veya TCKN bilgisi ve adresi eksiksiz mi?
- Malın çıkış yapacağı depo veya sevk noktası adresi girildi mi?
- Ürün, miktar ve birim bilgileri fiziksel sevkiyatla aynı mı?
- Taşıma şekli seçildi ve o şekle uygun taşıma bilgileri girildi mi?
- Kendi aracıyla sevkte araç ve şoför bilgileri tamam mı?
- Gönderim sonucu, sevkiyat yola çıkmadan doğrulanacak mı?
- Belge, ilgili sipariş ve fatura kaydıyla ilişkilendirilecek mi?
Senin Hesap ile e-İrsaliye süreci
Senin Hesap'ta irsaliye, satış siparişinden oluşturulabilir; sipariş detayındaki "İrsaliye Oluştur" adımı ürün ve miktarları siparişten getirir. İrsaliye onaylandığında stok hareketi de oluşur. Gönderilmeden önce belge özeti ekranda önizlenir.
Gönderim öncesinde sistem eksikleri kontrol eder: depo veya sevk noktası adresi, alıcı adresi, taşıma şekli ve kendi aracıyla sevkte şoför kimlik bilgisi gibi alanlar eksikse belge gönderilmeden uyarı verilir. Taşıma bilgileri onaylanmış irsaliyede de "Taşıma Bilgilerini Düzenle" ile tamamlanabilir. Böylece sipariş, irsaliye, fatura ve stok kayıtları aynı akışta tutulur.
Senin Hesap'taki e-Belge gönderim sürecini e-Fatura programı sayfasında inceleyebilirsiniz.