Kısa cevap: Sevk irsaliyesini malı gönderen taraf düzenler: satıcı malı kendisi taşıyorsa veya taşıttırıyorsa, ayrıca bir mükellefin işyerleri ya da şubeleri arasında mal taşınıyorsa. Taşıma irsaliyesini ise ücret karşılığı eşya taşıyan (nakliyeci, lojistik veya kargo firması) kendi taşıma işini belgelemek için düzenler. Taşıma irsaliyesi, malı gönderenin sevk irsaliyesi düzenleme yükümlülüğünün yerine geçmez; iki belge birlikte var olabilir.
Sevk irsaliyesi ve taşıma irsaliyesi farkı
| Sevk irsaliyesi | Taşıma irsaliyesi | |
|---|---|---|
| Kim düzenler? | Malı gönderen: malı taşıyan veya taşıtan satıcı; kendi işyerleri/şubeleri arasında mal taşıyan mükellef | Ücret karşılığı eşya taşıyan (nakliyeci, lojistik/kargo firması) |
| Neyi belgeler? | Malın gönderildiğini: cins, miktar, gönderen ve alıcı bilgisi | Taşıma hizmetini (taşıyanın taşıdığı eşyayı) |
| Elektronik karşılığı | e-İrsaliye (e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükellefler için) | GİB kılavuzundaki lojistik senaryolarında, e-İrsaliye ile ilişkilendirilen ayrı bir belge olarak geçer |
GİB'in e-İrsaliye kılavuzundaki bir lojistik senaryosunda bu ayrım şöyle görülür: lojistik merkezi hem alıcıya e-İrsaliyeyi düzenler hem de ayrıca taşıma irsaliyesi düzenleyip e-İrsaliye bilgisini taşıma irsaliyesiyle ilişkilendirir; sonra satıcı alıcıya faturayı 7 gün içinde düzenler (kılavuz bölüm 15.7).
Sevk irsaliyesi ne zaman gerekir?
Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesinin 5. bendine göre, malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde sevk irsaliyesi düzenlenir ve malla birlikte taşıtta bulundurulur. Aynı maddedeki hüküm ve GİB'in 22.10.2018 tarihli özelgesi, bir mükellefin birden çok işyeri ve şubesi arasında mal taşınmasında da sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerektiğini belirtir. Depo transferleri için ayrıntılı rehber: Depolar Arası Transferde İrsaliye Gerekir mi?
Zorunlu bilgiler ve iki ayrı tarih
Kâğıt sevk irsaliyesinde Vergi Usul Kanunu'nun 230 ve 231. maddelerindeki bilgiler bulunmalıdır: malın cinsi ve miktarı, gönderenin ve alıcının unvan/ad-soyad ve adres bilgileri ile gönderenin imzası. Sevk irsaliyesinde hem düzenlenme tarihi hem de fiili sevk tarihi ayrı ayrı yazılır; ikisi aynı gün olsa bile ikisi de kaydedilir (VUK Genel Tebliği, Sıra No: 253). Elektronik ortamda zorunlu alanlar için e-İrsaliye Zorunlu Alanları: Plaka, Şoför, Fiili Sevk Saati rehberine bakın.
Fatura ile ilişkisi: 7 günlük süre
Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesinin 5. bendine göre fatura, malın tesliminden veya hizmetin yapılmasından itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Mal irsaliye ile gönderildiyse faturada teslim tarihi ve irsaliye numarası yer alır. Fatura, malın fiili sevkinden önce düzenlenmişse GİB kılavuzuna göre e-İrsaliyede ilgili fatura bilgisine yer verilir; faturanın açıklama alanına da malın daha sonra sevk edileceği ve e-İrsaliyesinin ayrıca düzenleneceği yazılır (kılavuz bölüm 15.3).
İrsaliyeli fatura ve “irsaliye yerine geçer”
İrsaliyeli fatura, fatura ile sevk irsaliyesinin tek belgede birleştirilmesidir; bu usulü kullanan mükellef ayrıca sevk irsaliyesi düzenlemez. Usul hesap dönemi başında seçilir ve dönem içinde değiştirilemez. Elektronik belgelerde ise e-Fatura veya e-Arşiv Fatura, malın tesliminde düzenleniyor, belgede düzenleme saati ve dakikası gösteriliyor, “İrsaliye yerine geçer.” ibaresi yer alıyor ve kâğıt çıktısı satıcı ya da yetkilisince imzalanıyorsa, bu kâğıt çıktı sevk irsaliyesi yerine geçer ve ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmez (kılavuz bölüm 15.4). Mal sonradan sevk ediliyorsa bu kural uygulanmaz; bu durumda e-İrsaliye düzenlenir.
Senin Hesap'ta ne var?
Senin Hesap'ta satış sevk irsaliyesi düzenleyebilir, Pro pakette e-İrsaliye olarak gönderebilirsiniz; araç plakası, şoför ve kargo bilgisi irsaliyede girilir. Gelen e-İrsaliyeyi kabul veya reddedebilir, gelen malı mal kabul ekranında kaydedebilirsiniz. Paket kapsamı için fiyatlandırma, e-belge süreci için e-Fatura ve e-İrsaliye çözümü sayfasına bakın.