Kısa cevap: GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na göre e-İrsaliyede, düzenlenme tarihi ve belge numarasının yanında fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı, malı taşıyan aracın plaka ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo/lojistik firmasının bilgileri bulunmalıdır (kılavuz bölüm 9).
e-İrsaliyede zorunlu bilgiler
| Bilgi | Ayrıntı |
|---|---|
| Düzenlenme | e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası |
| Düzenleyen | Ad-soyad/ticaret unvanı, adres, vergi dairesi, vergi kimlik numarası |
| Müşteri | Ad-soyad/ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi; farklıysa teslimat adresi |
| Mal | Taşınan malın nevi ve miktarı |
| Fiili sevk | Fiili sevk tarihi ve saat/dakika olarak fiili sevk zamanı |
| Taşıyıcı | Aracın plakası ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo/lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/ad-soyad) |
| Karekod/barkod | Başkanlık sistemlerinden sorgulama ve doğrulama için, Başkanlığın duyuruda belirteceği tarihten itibaren |
| Diğer | e-İrsaliye teknik kılavuzlarında belirlenen diğer bilgiler |
Fiili sevk tarihi ve saati: düzenlenmeden önce olamaz
Kılavuzun 10. bölümüne göre e-İrsaliyede düzenlenme tarih ve zamanının yanında fiili sevk tarih ve zamanı da bulunmak zorundadır. Fiili sevk zamanı düzenleme zamanıyla aynı olabileceği gibi daha ileri bir tarih ve saat de olabilir; ancak kılavuzda açıklanan istisnai haller dışında düzenleme zamanından önceki bir zaman olamaz.
Kendi aracınızla ve kargo ile sevk
Malı kendi aracınızla gönderiyorsanız taşıyıcı bilgisi olarak araç plakası ve şoförün ad-soyad/TCKN bilgisi girilir. Taşımayı kargo veya lojistik firması yapıyorsa plaka ve şoför yerine o firmanın bilgileri (TCKN-VKN/ad-soyad) girilir. Kılavuz bu iki durumu “ya da” ile ayırır; tek bir sevkiyatta hangisinin geçerli olduğunu taşımayı kimin yaptığı belirler.
Alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse
Kılavuzun 8. bölümüne göre alıcısının malın sevki sırasında bilinmediği durumlarda “Muhtelif Müşteriler” tipinde e-İrsaliye düzenlenir. Alıcı biliniyor ama e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı değilse, matbu kâğıt irsaliye yerine yine e-İrsaliye düzenlenir ve belge Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sanal alıcı hesabına gönderilir; alıcıya sistem içinden iletilmez, düzenleyen tarafından diğer elektronik ortamlarla veya kâğıt çıktı ile verilir.
Sevkten sonra: alıcı yanıtı ve değişiklikler
Alıcı, e-İrsaliyede yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde “irsaliye yanıtı” ile malları tamamen veya kısmen kabul edebilir ya da reddedebilir (bölüm 12). Alıcıya ulaşılamaması, alıcının malı kabul etmemesi gibi nedenlerle mal geri getiriliyor veya farklı bir alıcıya gidiyorsa, malı taşıyan ya da taşıttıran taraf yeni bir e-İrsaliye düzenlemek zorundadır. Sevkiyata başlamak için alıcıdan sistem yanıtı beklenmez; e-İrsaliyenin Başkanlık sistemlerine (özel entegratör kullanılıyorsa entegratör sistemine) başarıyla iletilmesi yeterlidir (bölüm 15.8).
Sevkiyatın başladığı yerde altyapı veya teknik imkânsızlık nedeniyle e-İrsaliye düzenlenemiyorsa, istisnai olarak matbu sevk irsaliyesi düzenlenir; üzerine e-İrsaliye belge numarası, düzenleme tarih ve zamanı, taşıyıcı ve plaka bilgileri ile “e-İrsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir.” ibaresi yazılır (bölüm 15.5). Bu yöntem süreklilik arz etmemeli ve gerektiğinde belgelenebilmelidir (bölüm 11, 509 Sıra No.lu Tebliğ).
Senin Hesap'ta ne var?
Senin Hesap'ta satış sevk irsaliyesi düzenleyebilir, Pro pakette e-İrsaliye olarak gönderebilirsiniz; araç plakası, şoför ve kargo bilgisi irsaliyede girilir. Gelen e-İrsaliyeyi kabul veya reddedebilir, gelen malı mal kabul ekranında kaydedebilirsiniz. Paket kapsamı için fiyatlandırma, e-belge süreci için e-Fatura ve e-İrsaliye çözümü sayfasına bakın.