E-Arşiv fatura keserken ilk adım doğrudan belge oluşturmaya başlamak değil, alıcının ve satışın doğru bilgilerle hazır olduğundan emin olmaktır. Ardından uygun yöntem üzerinden müşteri, ürün veya hizmet, vergi ve toplam bilgileri girilir; belge oluşturulur, işlem sonucu kontrol edilir ve alıcıya uygun kanaldan iletilir.
Bu rehberin odağı e-Arşiv faturanın ne olduğu değil, faturanın fiilen nasıl hazırlanıp oluşturulduğudur. Kavramı, kullanım alanını ve e-Faturadan farkını öğrenmek istiyorsanız önce e-Arşiv fatura nedir? rehberini okuyabilirsiniz.
E-Arşiv fatura kesmeden önce ne kontrol edilir?
Fatura oluşturulmadan önce alıcının adı veya unvanı, VKN veya TCKN bilgisi, adres ve gerekli iletişim bilgileri kontrol edilmelidir. Satılan ürün veya hizmetin açıklaması, miktarı, birimi, birim fiyatı, KDV oranı ve varsa işleme özgü diğer vergi bilgileri de doğru olmalıdır.
En önemli kontrollerden biri alıcının güncel e-Fatura kayıt durumudur. Belge türü geçmiş alışkanlığa göre seçilmemelidir. Alıcının e-Fatura sistemindeki durumunu nasıl kontrol edeceğinizi e-Fatura mükellef sorgulama rehberinde adım adım ele aldık.
e-Fatura ve e-Arşiv fatura aynı belge akışı değildir. Hangi durumda hangi belgenin kullanıldığını karşılaştırmak için e-Fatura ve e-Arşiv fatura farkı rehberinden yararlanabilirsiniz. Güncel mevzuat ve uygulama şartlarında GİB'in resmî kaynakları esas alınmalıdır.
E-Arşiv fatura nasıl kesilir: adım adım
Kullandığınız yöntemin ekranları farklı olsa da temel işlem sırası genel olarak şöyledir:
- Alıcıyı seçin veya alıcı bilgilerini eksiksiz girin.
- Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin ve doğru belge türünü belirleyin.
- Fatura tarihini ve gerekli belge bilgilerini kontrol edin.
- Ürün veya hizmet satırlarını ekleyin.
- Miktar, birim, birim fiyat ve indirim bilgilerini kontrol edin.
- KDV ve varsa işleme özgü diğer vergi bilgilerini kontrol edin.
- Ara toplam, vergi ve genel toplamı gözden geçirin.
- E-Arşiv faturayı oluşturun.
- Teknik işlem sonucunun başarılı olduğunu doğrulayın.
- Belgeyi işlem koşullarına uygun yöntemle alıcıya iletin ve kaydını saklayın.
Bu sıralama genel iş akışını gösterir. Kullandığınız GİB ekranı, özel entegratör veya ön muhasebe yazılımına göre bazı alanlar otomatik doldurulabilir ya da bazı adımlar tek ekranda birleştirilebilir.
Fatura satırlarında yalnız toplam tutara bakmak yeterli değildir. Yanlış miktar, birim fiyat, KDV oranı veya indirim faturanın genel toplamını da değiştirir. Bu nedenle belgeyi oluşturmadan önce satır bazında kontrol yapmak, sonradan düzeltme ihtimalini azaltır.
Faturanın oluşturulmasıyla iş tamamen bitmez. Teknik işlem sonucunun izlenmesi, faturanın alıcıya ulaştırılması ve elektronik kaydın korunması da aynı sürecin parçalarıdır.
GİB Portalı ile e-Arşiv fatura kesmek
Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu portal yöntemlerinde kullanıcı gerekli alıcı ve fatura bilgilerini ilgili ekranlara girerek belge oluşturabilir. Portal ekranlarının adları ve işlem adımları zaman içinde değişebileceğinden, güncel kullanım için GİB'in resmî e-Belge sayfaları ve portal yönlendirmeleri esas alınmalıdır.
Genel olarak kullanıcı sisteme giriş yaptıktan sonra ilgili belge oluşturma bölümüne geçer; alıcı bilgilerini, fatura tarihini, ürün veya hizmet satırlarını ve vergi alanlarını doldurur. Belge oluşturulmadan önce toplamlar kontrol edilir. İşlem tamamlandıktan sonra belgenin durumunun başarılı olup olmadığı ayrıca doğrulanmalıdır.
Portal yöntemi, işletmenin kendi operasyon yapısına göre uygun olabilir. Ancak satış, stok ve cari kayıtları başka bir sistemde tutuluyorsa aynı müşteri ve ürün bilgilerinin farklı ekranlarda tekrar girilmesi gerekebilir. Fatura sayısı arttıkça bu tekrar eden veri girişinin operasyon üzerindeki etkisi değerlendirilmelidir.
Özel entegratör ile e-Arşiv fatura kesmek
Özel entegratör veya e-Belge entegrasyonu kullanan bir yazılımda e-Arşiv fatura süreci satış ve müşteri kayıtlarıyla birlikte yürütülebilir. Müşteri kartı, ürün veya hizmet satırları ve tutarlar satış kaydında zaten bulunuyorsa bu bilgilerin faturaya tekrar elle girilmesi gerekmeyebilir.
Bu yöntemde kullanıcı genellikle ilgili satış veya fatura kaydını açar, e-Belge işlemini başlatır, belge türünü ve bilgileri kontrol eder ve gönderim işlemini tamamlar. Sistem tasarımına göre alıcının kayıt durumu sorgulanabilir ve uygun belge akışı belirlenebilir.
Özel entegratör seçerken yalnız fatura oluşturma ekranına değil; desteklenen belge türlerine, gönderim ve durum takibine, arşiv erişimine, mevcut satış/cari/stok sistemiyle bağlantısına ve ücretlendirme modeline birlikte bakılmalıdır.
E-Arşiv fatura alıcıya nasıl iletilir?
E-Arşiv faturanın oluşturulması ile alıcıya iletilmesi aynı işlem değildir. Belge teknik olarak başarılı şekilde oluşturulduktan sonra, işlemin koşullarına ve güncel kurallara uygun yöntemle alıcıya ulaştırılmalıdır.
Elektronik iletim kullanılıyorsa alıcının iletişim bilgisinin doğruluğu önemlidir. Yanlış e-posta adresi veya başarısız teslim durumunda yalnız "gönder" düğmesine basılmış olması belgenin alıcı tarafından erişilebilir olduğu anlamına gelmez. İşletmenin başarısız iletimleri takip edebileceği bir süreç bulunmalıdır.
Belgenin tekrar paylaşılması gerektiğinde aynı satış için gereksiz yere yeni bir fatura oluşturmak yerine mevcut doğru belgenin yeniden erişilebilir hâle getirilmesi veya uygun kanaldan tekrar iletilmesi tercih edilmelidir.
E-Arşiv fatura keserken sık yapılan hatalar
Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmeden belge türü seçmek, VKN veya TCKN bilgisini yanlış girmek, eksik alıcı bilgisi kullanmak ve fatura satırlarını göndermeden önce kontrol etmemek yaygın hatalardandır.
Yanlış KDV oranı, hatalı miktar veya birim fiyat, indirimin yanlış uygulanması ve genel toplamın kontrol edilmemesi de faturanın yeniden ele alınmasına neden olabilir. Özellikle çok satırlı belgelerde yalnız son toplam yerine satırların ayrı ayrı kontrol edilmesi daha güvenlidir.
Bir başka hata, teknik olarak oluşturulan faturanın işlem sonucunu takip etmemektir. Bekleyen veya hata alan kayıtlar düzenli kontrol edilmezse sorun ancak müşteri faturayı istediğinde veya mutabakat sırasında fark edilebilir.
Aynı satıştan birden fazla belge üretmek de mükerrer kayıt riskine yol açabilir. Hata durumunda hemen yeni belge oluşturmadan önce mevcut işlemin sonucunun ve hatanın kaynağının kontrol edilmesi gerekir.
Senin Hesap ile e-Arşiv fatura süreci
Senin Hesap'ta e-Belge süreci satış faturası kaydıyla birlikte yürütülür. Alıcı ve ürün bilgileri satış kaydında bulunduğu için aynı verileri farklı sistemlere tekrar tekrar girmek yerine mevcut kayıt üzerinden e-Belge işlemi başlatılabilir.
İşlem sırasında alıcının e-Fatura kayıt durumu kontrol edilerek uygun belge akışının belirlenmesi amaçlanır. Böylece kullanıcı e-Fatura ve e-Arşiv ayrımını her satışta geçmiş müşteri alışkanlığına göre elle tahmin etmek zorunda kalmaz.
Belge oluşturulduktan sonra işlem durumunun izlenebilmesi de önemlidir. Satış, cari ve e-Belge kayıtlarını aynı iş akışında yönetmek, faturanın hangi satıştan oluştuğunu takip etmeyi ve tekrar eden veri girişini azaltmayı kolaylaştırır.
Senin Hesap'taki e-Fatura ve e-Arşiv gönderim sürecini e-Fatura programı sayfasında inceleyebilirsiniz.