Atölyeden faturaya akış
Bir oto sanayi işletmesinde iş genellikle şöyle ilerler: araç gelir, arıza belirlenir, müşteriye kabaca bir fiyat verilir, onay alınır, parça temin edilir, iş yapılır ve fatura kesilir. Kâğıt üzerinde basit görünen bu zincirde en sık kaybolan şey, verilen fiyatın hangi parça ve işçilikten oluştuğudur. Müşteri "ilk söylediğinizden fazla çıktı" dediğinde elinizdeki tek kanıt bir not veya hafızadır.
Senin Hesap'ta bu zinciri teklif, sipariş ve fatura kayıtlarıyla izleyebilirsiniz. Müşteriye bir teklif veya proforma hazırlar, onaylandığında satış siparişine, iş bittiğinde faturaya dönüştürürsünüz; her adım aynı müşteri kartına bağlı kalır.
Parça ve işçilik tek faturada
Ürün kartlarının bir bölümü "hizmet" olarak işaretlenebilir. Bu sayede işçilik, bakım veya kaporta boyası gibi stoğu olmayan kalemleri de fatura satırı olarak kullanırsınız; parça satırları ise stok hareketi oluşturur. Satış faturasında satır bazında iskonto ve KDV oranı belirlenir; tevkifat kapsamına giren işlemlerde satır düzeyinde tevkifat tanımlanabilir (hangi işlemlerin kapsamda olduğunu mali müşavirinizle teyit edin).
Faturayı e-Fatura veya e-Arşiv olarak gönderirken alıcının mükellef durumu sorgulanır ve belge türü ona göre belirlenir. Plaka veya şasi numarası gibi bilgileri fatura açıklama alanında tutabilirsiniz; ayrı bir araç kartı yoktur.
Kurumsal ve vadeli müşteriler
Filo sahibi firmalar ve kurumsal müşteriler her zaman peşin ödemez. Müşteri kartında ödeme şartını (peşin, 7 ile 90 gün arası) tanımlar, vade yaşlandırma görünümüyle hangi kurumun ne kadar geciktiğini görürsünüz. Tahsilatları kasa veya banka hesabına bağlı kaydeder, bir tahsilatı isterseniz belirli bir satış faturasıyla eşleştirirsiniz. Müşterinin ödemesi çek ya da senetle geliyorsa portföy takibi Pro planda bulunur. Dövizle çalışan bir müşteriniz varsa USD, EUR veya GBP ile fatura ve tahsilat kaydedebilirsiniz.
Parça sevki ve e-Belge
Parçayı başka bir iş yerine veya müşteriye sevk ediyorsanız e-İrsaliye düzenleyebilirsiniz; e-İrsaliye Pro planda bulunur. Tedarikçilerinizden gelen e-Faturalar listelenir ve uygun olanlar alış faturası taslağına aktarılır. e-Belge göndermek için kontör gerekir; kontör plandan ayrı alınır ve satın alma tarihinden itibaren 2 yıl geçerlidir.
Örnek bir iş: fren bakımı
Bir müşterinin aracında fren bakımı yapılacak olsun. Teklifte üç kalem bulunur: iki adet fren diski ve bir takım balata (parça kalemleri) ile bir işçilik kalemi (hizmet kalemi). Müşteri teklifi onaylar; teklifi satış siparişine çevirirsiniz. Parçalar atölyede yoksa tedarikçiden alınır, gelen e-Fatura alış faturası taslağına aktarılır.
İş bitince satış faturası kesilir: parça satırları stoktan düşer, işçilik satırı stok hareketi oluşturmaz, tutarın tamamı müşterinin cari hesabına işlenir. Müşteri kurumsal bir filo firmasıysa vadesi kendi kartındaki ödeme şartından gelir; fatura e-Fatura veya e-Arşiv olarak gönderilir. Aynı müşteri ay sonunda "bakiyem nedir" diye sorduğunda cari ekstreyi açıp hareketleri tek tek gösterebilirsiniz.
Başlangıç mı, Pro mu?
Başlangıç planı (250 ₺ + KDV/ay) tek kullanıcıyla teklif, sipariş, satış faturası, cari ve tahsilatı kapsar; küçük bir atölye için çoğu zaman yeterlidir. Parça alımı için satın alma siparişi ve mal kabul tutmak, alış faturalarını sistemde kaydetmek, e-İrsaliye düzenlemek, çek-senet portföyünü izlemek veya kasa-banka hareketlerini görmek istiyorsanız Pro plan (560 ₺ + KDV/ay, 10 kullanıcı) gerekir. Plan kararını, atölyede kaç kişinin sisteme gireceğine ve alış tarafını ne kadar kayıt altına almak istediğinize göre verin.
Sorundan modüle
| Sorun | Senin Hesap'ta karşılığı | Modül |
|---|---|---|
| Verilen fiyatın hangi parça ve işçilikten oluştuğu | Teklif/proforma, sipariş ve faturada satır bazlı kalemler | Teklif, sipariş, fatura |
| İşçilik ve boya gibi stoksuz kalemler | Hizmet olarak işaretlenen ürün kartları | Ürün kartı (hizmet) |
| Filo ve kurumsal müşteri vadeleri | Ödeme şartı ve vade yaşlandırma | Cari |
| Çek/senet ile gelen ödemeler | Çek ve senet takibi | Finans (Pro) |
| Parça sevki | e-İrsaliye | e-Belge (Pro) |
Dikkat: Senin Hesap'ın yapmadıkları
Karar vermeden önce sınırları da bilmeniz için:
- İş emri, araç kartı, plaka takibi ve servis randevusu modülü yoktur; plaka gibi bilgiler fatura açıklamasında tutulur.
- Parça-araç uyumluluk veritabanı ve katalog entegrasyonu yoktur.
- Servis hatırlatma ve müşteriye otomatik mesaj gönderimi yoktur.
- Native mobil uygulama, otomatik banka ve e-ticaret entegrasyonu yoktur; mobil tarayıcıdan kullanılır.
- Hizmet kalemli faturada işlem türü ve vergi uygulaması mali müşavirinizle netleştirilmelidir.
Fiyatlar ve plan farkları için fiyatlandırma, genel özellikler için ön muhasebe programı ve stok takip programı sayfalarına bakabilirsiniz.