Hacim, hız ve vade
Gıda toptancılığında günün büyük kısmı sevkiyat ve tahsilatla geçer. Sabah siparişler toplanır, araçlar yola çıkar, öğleden sonra fatura ve irsaliyeler kesilir, akşam ise "kimden ne kadar alacağım var" sorusu gelir. Müşterilerin birçoğu market, restoran ve bakkaldır ve alımlarını sıklıkla vadeyle yapar. Bu yapıda en kritik göstergeler stoktaki adetten çok, alacakların yaşı ve tahsilatın düzenidir.
Farklı KDV oranları
Gıda ürünlerinde tek bir KDV oranı yoktur; aynı faturada farklı oranlı kalemler bulunabilir. Senin Hesap'ta her ürün kartının varsayılan bir KDV oranı vardır ve fatura satırında %0, %1, %10 ve %20 oranlarından biri seçilir. Hangi ürünün hangi orana tabi olduğunu belirlemek mali müşavirinizin işidir; program, o oranı karta bir kez girmenizi ve faturada tekrar aramamanızı sağlar. İskonto satır bazında yüzde olarak uygulanabilir.
Kg, litre, kutu ve ton
Ürün birimi listesinde kg, litre, ton, kutu, paket ve adet bulunur; un çuvalı kg veya ton, sıvı yağ litre, konserve kutu olarak izlenir. Barkodlu ürünleri kamerayla veya USB barkod okuyucuyla bulabilirsiniz; sayım ekranında sayılan miktar sistemle farklıysa otomatik bir düzeltme hareketi oluşur. Her ürün için kritik stok seviyesi tanımlayıp bu seviyenin altına düşenleri ayrı bir listede görebilirsiniz; satış hızınıza göre bu seviyeyi sizin belirlemeniz gerekir.
Tahsilat odaklı çalışma
Müşteri kartında ödeme şartı (peşin veya 7 ile 90 gün) tanımlanır. Cari bakiye ekranındaki vade yaşlandırma görünümü, hangi müşterinin ne kadar süredir geciktiğini toplam tutarıyla birlikte gösterir; panelde vadesi geçmiş alacaklar ayrıca öne çıkar. Tahsilat kasa veya banka hesabına bağlı kaydedilir, istenirse belirli bir faturayla eşleştirilir. Müşteriyle bakiye farkı çıkarsa cari ekstre ve mutabakat kaydı üzerinden hareketleri tek tek karşılaştırabilirsiniz. Yanlış girilen tahsilat silinmez; gerekçeyle iptal edilir ve ters kayıt oluşur.
Sevkiyat ve iade
Sevkiyat için e-İrsaliye düzenleyebilirsiniz; e-İrsaliye Pro planda bulunur. Satış ve alış iadeleri de Pro planın kapsamındadır. Tedarikçiden gelen e-Faturalar listelenir ve uygun olanlar alış faturası taslağına aktarılır. e-Fatura ve e-Arşiv gönderimi her iki planda vardır; kontör plandan ayrı alınır ve satın alma tarihinden itibaren 2 yıl geçerlidir.
Bir sevkiyat gününün akışı
Gün, kritik stok listesine bakılarak başlar: hangi ürünün seviyesi minimumun altında, bugün hangi tedarikçiye sipariş verilmeli? Siparişler toplanırken satış faturaları kesilir; her fatura müşterinin cari hesabına işlenir ve ilgili ürünlerin stok hareketini oluşturur. Araç sevkiyata çıkarken e-İrsaliye düzenlenir (Pro plan).
Akşam, sevkiyatın ardından tahsilat kayıtları girilir: nakit tahsilat kasaya, havale banka hesabına bağlanır. Cari bakiye ekranında vadesi geçmiş müşteriler öne çıkar; en çok geciken ve en yüksek tutarlı alacaklar için ertesi gün kimlerin aranacağı belli olur. Hafta sonunda, yoğun dönen ürünlerin sayımını barkodla yapıp farkları düzeltme hareketleriyle kapatırsınız.
Başlangıç mı, Pro mu?
Başlangıç planı (250 ₺ + KDV/ay) 1 kullanıcı için temel stok, cari, satış faturası ve tahsilatı kapsar. Sevkiyat için e-İrsaliye, müşteri iadeleri, tedarikçiye satın alma siparişi ve mal kabul, kasa-banka ve gelişmiş stok yönetimi Pro planda (560 ₺ + KDV/ay, 10 kullanıcı) yer alır. Sevkiyatı olan bir toptancıda e-İrsaliye ihtiyacı sıklıkla Pro'ya geçişin nedenidir.
Sorundan modüle
| Sorun | Senin Hesap'ta karşılığı | Modül |
|---|---|---|
| Aynı faturada farklı KDV oranları | Ürün kartında varsayılan oran, satırda %0/%1/%10/%20 | Ürün, fatura |
| Kg, litre, ton, kutu birimleri | Ürün birimi listesi | Ürün kartı |
| Sürekli vadeli satış | Ödeme şartı ve vade yaşlandırma | Cari |
| Tahsilat takibi ve mutabakat | Kasa/banka bağlı tahsilat, ekstre, mutabakat | Tahsilat |
| Araçla sevkiyat | e-İrsaliye | e-Belge (Pro) |
| Ürün iadeleri | Satış ve alış iadeleri | Satış, satın alma (Pro) |
Dikkat: Senin Hesap'ın yapmadıkları
Karar vermeden önce sınırları da bilmeniz için:
- Parti/lot ve son kullanma tarihi (SKT) takibi yoktur; gıdada izlenebilirlik gerekiyorsa bunu başka bir araçla yürütmeniz gerekir.
- Soğuk zincir, araç/rota planı ve sevkiyat optimizasyonu yoktur.
- Birim dönüşümü (ör. koli-adet) yoktur; ürün tek bir birimle tanımlanır.
- Pazaryeri ve e-ticaret entegrasyonu, native mobil uygulama ve otomatik banka entegrasyonu yoktur.
- e-İrsaliye, iadeler, satın alma ve kasa-banka Pro planındadır; Başlangıç planı 1 kullanıcılıdır.
Fiyatlar ve plan farkları için fiyatlandırma, genel özellikler için ön muhasebe programı ve stok takip programı sayfalarına bakabilirsiniz.