İstisnalı fatura keserken ilk adım, işlemin gerçekten KDV istisnası kapsamında olup olmadığını ve hangi istisna türünün uygulanacağını doğrulamaktır. Ardından alıcı bilgileri girilir, ilgili satırlarda istisna kodu seçilir, KDV alanları kontrol edilir ve fatura oluşturulup gönderilir.
Bu rehberin odağı istisnanın hukuki kapsamı değil, istisnalı faturanın fiilen nasıl hazırlanıp oluşturulduğudur. Fatura kesme sürecinin genel akışını görmek istiyorsanız önce e-Fatura nasıl kesilir? rehberini okuyabilirsiniz. Hangi işlemin istisna kapsamında olduğu ve hangi kodun kullanılacağı, güncel KDV mevzuatına ve mali müşavirinizin değerlendirmesine bağlıdır.
İstisnalı fatura kesmeden önce ne kontrol edilir?
Önce işlemin istisna kapsamında olup olmadığı kontrol edilmelidir. İstisna, işlemin türüne göre mevzuatta tanımlanır; satıcı bunu tercihe göre uygulayamaz. Emin olunmayan bir işlemde faturayı kesmeden önce mali müşavirle veya güncel resmî kaynaklarla teyit yapmak, sonradan düzeltme ihtimalini azaltır.
Alıcının adı veya unvanı, VKN veya TCKN bilgisi ve adresi eksiksiz olmalıdır. Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumu da belge akışını etkiler. Bunu nasıl kontrol edeceğinizi e-Fatura mükellef sorgulama rehberinde ele aldık. Alıcı e-Fatura mükellefi değilse hangi belge akışının kullanılacağı ve istisnalı belgenin bu akışta desteklenip desteklenmediği kullandığınız yönteme göre ayrıca kontrol edilmelidir; farkı görmek için e-Fatura ve e-Arşiv fatura farkı rehberinden yararlanabilirsiniz.
Ürün veya hizmetin açıklaması, miktarı, birimi ve birim fiyatı da doğru olmalıdır. İstisnalı satırda KDV hesaplanmayacağı için tutar alanlarının KDV ile birlikte değil, istisnaya uygun şekilde okunduğundan emin olunmalıdır.
İstisnalı fatura nasıl kesilir: adım adım
Kullandığınız yöntemin ekranları farklı olsa da temel işlem sırası genel olarak şöyledir:
- İşlemin istisna kapsamında olduğunu ve uygulanacak istisna türünü doğrulayın.
- Alıcıyı seçin veya alıcı bilgilerini eksiksiz girin.
- Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin ve doğru belge akışını belirleyin.
- Fatura tarihini ve gerekli belge bilgilerini kontrol edin.
- Ürün veya hizmet satırlarını ekleyin; miktar, birim ve birim fiyatı kontrol edin.
- İstisna uygulanacak satırlarda istisna kodunu seçin.
- KDV alanlarının istisnaya uygun olduğunu, satırda KDV hesaplanmadığını kontrol edin.
- Toplam tutarı gözden geçirin ve faturayı oluşturun.
- Teknik işlem sonucunun başarılı olduğunu doğrulayın.
- Belgeyi işlem koşullarına uygun yöntemle alıcıya iletin ve kaydını saklayın.
Bu sıralama genel iş akışını gösterir. Kullandığınız GİB ekranı, özel entegratör veya ön muhasebe yazılımına göre bazı alanlar otomatik doldurulabilir ya da bazı adımlar tek ekranda birleştirilebilir.
İstisnalı faturada satırları tek tek kontrol etmek önemlidir. Bir belgedeki bazı satırlar istisna kapsamında, bazıları değilse her satırın kendi durumuna göre girilmesi gerekir. Yalnız genel toplama bakmak, yanlış işaretlenmiş bir satırı fark etmeyi zorlaştırır.
İstisna kodu ve KDV alanları nasıl girilir?
İstisnalı faturada istisna nedeni bir kodla belirtilir. Kod, istisnanın türünü belgeye işler; yanlış kod seçmek belgenin hatalı olmasına yol açar. Hangi işlem için hangi kodun kullanılacağı resmî kod listesinden ve mevzuattan doğrulanmalıdır; ezbere veya geçmiş faturaya bakarak seçim yapılmamalıdır.
İstisna uygulanan satırda KDV hesaplanmaz. Bu nedenle kodu seçtikten sonra o satırdaki KDV oranının ve KDV tutarının beklenen şekilde göründüğünü kontrol etmek gerekir. Kod ile KDV alanı birbiriyle uyumsuzsa belge gönderimde reddedilebilir.
Aynı satırda hem istisna hem tevkifat uygulanması da doğru değildir; bir satır için yalnız biri geçerli olur. Tevkifat konusunu tevkifatlı fatura nasıl kesilir? rehberinde ayrıca ele aldık.
GİB Portalı ile istisnalı fatura kesmek
Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu portal yöntemlerinde kullanıcı alıcı ve fatura bilgilerini ilgili ekranlara girerek belge oluşturabilir. Portalda istisna bilgisinin hangi alanda girildiği ve hangi kodların seçilebildiği zaman içinde değişebileceğinden, güncel kullanım için GİB'in resmî e-Belge sayfaları esas alınmalıdır.
Portal yöntemi düşük hacimli işlemlerde yeterli olabilir. Ancak satış, stok ve cari kayıtları başka bir sistemde tutuluyorsa aynı müşteri ve ürün bilgileri tekrar girilmek zorunda kalır; istisna kodu ve KDV kontrolü de elle yapılır.
Özel entegratör ile istisnalı fatura kesmek
Özel entegratör veya e-Belge entegrasyonu kullanan bir yazılımda istisnalı fatura süreci satış ve müşteri kayıtlarıyla birlikte yürütülebilir. Müşteri kartı, ürün veya hizmet satırları ve tutarlar satış kaydında zaten bulunuyorsa bu bilgilerin faturaya tekrar elle girilmesi gerekmeyebilir.
Yazılım seçerken istisnalı belgenin desteklenip desteklenmediğine, istisna kodunun nasıl seçildiğine, KDV alanlarının istisnayla uyumlu olup olmadığının gönderim öncesinde kontrol edilip edilmediğine ve gönderim sonrası durum takibine birlikte bakılmalıdır.
İstisnalı fatura keserken sık yapılan hatalar
En yaygın hata, istisna kapsamında olmayan bir işleme istisna uygulamak veya kapsamdaki bir işlemde istisnayı hiç uygulamamaktır. Kodu ezber veya geçmiş faturaya göre seçmek de aynı riski taşır; kod her işlem için doğrulanmalıdır.
Bir diğer hata, istisna kodunu seçip KDV alanını kontrol etmemektir. Bazı durumlarda satırda istisna kodu görünürken KDV oranı hâlâ normal oranda kalabilir; bu, belgenin tutarsız olmasına neden olur. Faturanın bir kısmı istisna kapsamındayken tüm satırlara aynı istisnayı uygulamak da yanlıştır.
Teknik olarak oluşturulan faturanın işlem sonucunu takip etmemek ve hata alındığında hemen yeni belge oluşturmak da mükerrer kayıt riskine yol açar. Yeni belge oluşturmadan önce mevcut işlemin sonucu kontrol edilmelidir.
Faturayı göndermeden önce kontrol listesi
İstisnalı bir faturayı oluşturmadan önce aşağıdaki noktaları hızlıca gözden geçirmek çoğu hatayı belge gönderilmeden yakalamaya yardımcı olur:
- İşlem, istisna kapsamında mı ve istisna türü doğrulandı mı?
- Alıcının unvanı, VKN veya TCKN bilgisi ve adresi eksiksiz mi?
- Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumu kontrol edildi mi?
- İstisna kodu resmî listeden doğrulanarak seçildi mi?
- İstisnalı satırlarda KDV alanı istisnayla uyumlu mu?
- İstisna yalnız ilgili satırlara mı uygulandı?
- Aynı satırda hem istisna hem tevkifat işaretlenmedi mi?
- Belge oluşturulduktan sonra teknik işlem sonucu doğrulanacak mı?
Senin Hesap ile istisnalı fatura süreci
Senin Hesap'ta satış faturası ekranında fatura türü Satış, Tevkifatlı veya İstisnalı olarak seçilir. İstisnalı seçildiğinde ürün satırlarında istisna kodu sütunu açılır ve ilgili satırlarda istisna kodu seçilir; istisnalı olmayan satırlar sade kalır. İstisna kodu seçildiğinde satırın KDV oranı otomatik olarak %0'a çekilir. Bir satır aynı anda hem istisnalı hem tevkifatlı olamaz.
Alıcı ve ürün bilgileri satış kaydında bulunduğundan aynı veriler tekrar girilmez; belge oluşturulduktan sonra gönderim durumu aynı iş akışından izlenebilir.
Senin Hesap'taki e-Fatura ve e-Arşiv gönderim sürecini e-Fatura programı sayfasında inceleyebilirsiniz.