Tevkifatlı fatura keserken ilk adım, işlemin gerçekten tevkifat kapsamında olup olmadığını ve hangi tevkifat türünün uygulanacağını doğrulamaktır. Ardından alıcı bilgileri girilir, satırlara tevkifat türü ve oranı uygulanır, tevkifat sonrası ödenecek tutar kontrol edilir ve fatura oluşturulup gönderilir.
Bu rehberin odağı tevkifatın hukuki kapsamı değil, tevkifatlı faturanın fiilen nasıl hazırlanıp oluşturulduğudur. Fatura kesme sürecinin genel akışını görmek istiyorsanız önce e-Fatura nasıl kesilir? rehberini okuyabilirsiniz. Hangi işlemde hangi tevkifat türü ve oranının geçerli olduğu, güncel KDV mevzuatına ve mali müşavirinizin değerlendirmesine bağlıdır.
Tevkifatlı fatura kesmeden önce ne kontrol edilir?
Önce işlemin tevkifat kapsamında olup olmadığı kontrol edilmelidir. Tevkifat uygulanacak işlem türü ve oran, mevzuatta işleme göre belirlenir; satıcı veya alıcı bunu tercihe göre seçmez. Emin olunmayan bir işlemde faturayı kesmeden önce mali müşavirle veya güncel resmî kaynaklarla teyit yapmak, sonradan düzeltme ihtimalini azaltır.
Alıcının adı veya unvanı, VKN veya TCKN bilgisi ve adresi eksiksiz olmalıdır. Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumu da belge akışını etkiler. Bunu nasıl kontrol edeceğinizi e-Fatura mükellef sorgulama rehberinde ele aldık. Alıcı e-Fatura mükellefi değilse hangi belge akışının kullanılacağı ve tevkifatlı belgenin bu akışta desteklenip desteklenmediği kullandığınız yönteme göre ayrıca kontrol edilmelidir; farkı görmek için e-Fatura ve e-Arşiv fatura farkı rehberinden yararlanabilirsiniz.
Ürün veya hizmetin açıklaması, miktarı, birimi, birim fiyatı ve KDV oranı da doğru olmalıdır. Tevkifat, KDV üzerinden hesaplandığı için yanlış bir KDV oranı tevkifat tutarını da yanlış hâle getirir.
Tevkifatlı fatura nasıl kesilir: adım adım
Kullandığınız yöntemin ekranları farklı olsa da temel işlem sırası genel olarak şöyledir:
- İşlemin tevkifat kapsamında olduğunu ve uygulanacak tevkifat türünü doğrulayın.
- Alıcıyı seçin veya alıcı bilgilerini eksiksiz girin.
- Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin ve doğru belge akışını belirleyin.
- Fatura tarihini ve gerekli belge bilgilerini kontrol edin.
- Ürün veya hizmet satırlarını ekleyin; miktar, birim ve birim fiyatı kontrol edin.
- KDV oranını girin ve tevkifat uygulanacak satırlarda tevkifat türünü ve oranını seçin.
- Tevkifat tutarının ve ödenecek tutarın beklediğiniz gibi hesaplandığını gözden geçirin.
- Faturayı oluşturun.
- Teknik işlem sonucunun başarılı olduğunu doğrulayın.
- Belgeyi işlem koşullarına uygun yöntemle alıcıya iletin ve kaydını saklayın.
Bu sıralama genel iş akışını gösterir. Kullandığınız GİB ekranı, özel entegratör veya ön muhasebe yazılımına göre bazı alanlar otomatik doldurulabilir ya da bazı adımlar tek ekranda birleştirilebilir.
Tevkifatlı faturada satırları tek tek kontrol etmek önemlidir. Bir belgedeki bazı satırlar tevkifata tabi, bazıları değilse her satırın kendi durumuna göre girilmesi gerekir. Yalnız genel toplama bakmak, yanlış uygulanan bir satırı fark etmeyi zorlaştırır.
Tevkifatlı faturada tutarlar nasıl okunur?
Tevkifatlı faturada KDV yine hesaplanır ve faturada gösterilir; ancak bu KDV'nin tevkifat uygulanan kısmı satıcıya ödenmez, alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilir ve ödenir. Bu yüzden fatura üzerinde genellikle vergiler dahil toplam ile tevkifat sonrası ödenecek tutar ayrı görünür.
Yalnız hesabı göstermek için varsayımsal bir örnek: matrah 10.000 TL, KDV oranı %20 ise hesaplanan KDV 2.000 TL'dir. Varsayımsal olarak KDV'nin yarısı (5/10) tevkifata tabi olsaydı tevkifat tutarı 1.000 TL olurdu. Bu durumda alıcının satıcıya ödeyeceği tutar 10.000 + 2.000 − 1.000 = 11.000 TL olarak görünürdü. Bu oran yalnız örnektir; gerçek işlemde geçerli oran, işlem türüne göre mevzuattan alınmalıdır.
Belgeyi oluşturmadan önce şu üç değeri karşılaştırmak iyi bir kontrol yöntemidir: hesaplanan KDV, tevkifat tutarı ve ödenecek tutar. Bu üçü birbirini tutmuyorsa oran veya satır bilgisi büyük olasılıkla hatalıdır.
GİB Portalı ile tevkifatlı fatura kesmek
Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu portal yöntemlerinde kullanıcı alıcı ve fatura bilgilerini ilgili ekranlara girerek belge oluşturabilir. Portalda tevkifat bilgisinin hangi alanda girildiği ve hangi tevkifat türlerinin seçilebildiği zaman içinde değişebileceğinden, güncel kullanım için GİB'in resmî e-Belge sayfaları esas alınmalıdır.
Portal yöntemi düşük hacimli işlemlerde yeterli olabilir. Ancak satış, stok ve cari kayıtları başka bir sistemde tutuluyorsa aynı müşteri ve ürün bilgileri tekrar girilmek zorunda kalır; tevkifatlı işlemlerde tutar kontrolü de elle yapılır.
Özel entegratör ile tevkifatlı fatura kesmek
Özel entegratör veya e-Belge entegrasyonu kullanan bir yazılımda tevkifatlı fatura süreci satış ve müşteri kayıtlarıyla birlikte yürütülebilir. Müşteri kartı, ürün veya hizmet satırları ve tutarlar satış kaydında zaten bulunuyorsa bu bilgilerin faturaya tekrar elle girilmesi gerekmeyebilir; yazılım tevkifat tutarını ve ödenecek tutarı satırlara göre kendisi hesaplayabilir.
Yazılım seçerken tevkifatlı belgenin desteklenip desteklenmediğine, tevkifat türü ve oranının nasıl girildiğine, tutarların belge üzerinde nasıl gösterildiğine ve gönderim sonrası durum takibine birlikte bakılmalıdır.
Tevkifatlı fatura keserken sık yapılan hatalar
En yaygın hata, tevkifat kapsamında olmayan bir işleme tevkifat uygulamak veya kapsamdaki bir işlemde tevkifatı hiç uygulamamaktır. Oranı ezber veya geçmiş faturaya göre seçmek de aynı riski taşır; oran her işlem için mevzuattan doğrulanmalıdır.
Bir diğer hata, faturanın bir kısmı tevkifata tabi diğer kısmı değilken tüm satırlara aynı tevkifatı uygulamaktır. Yanlış KDV oranı, hatalı miktar veya birim fiyat ve tevkifat sonrası ödenecek tutarın kontrol edilmemesi de faturanın yeniden ele alınmasına neden olabilir.
Teknik olarak oluşturulan faturanın işlem sonucunu takip etmemek ve hata alındığında hemen yeni belge oluşturmak da mükerrer kayıt riskine yol açar. Yeni belge oluşturmadan önce mevcut işlemin sonucu kontrol edilmelidir.
Faturayı göndermeden önce kontrol listesi
Tevkifatlı bir faturayı oluşturmadan önce aşağıdaki noktaları hızlıca gözden geçirmek çoğu hatayı belge gönderilmeden yakalamaya yardımcı olur:
- İşlem, tevkifat kapsamında mı ve tevkifat türü doğrulandı mı?
- Alıcının unvanı, VKN veya TCKN bilgisi ve adresi eksiksiz mi?
- Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumu kontrol edildi mi?
- Tevkifat yalnız ilgili satırlara mı uygulandı?
- Miktar, birim fiyat ve KDV oranı satır bazında doğru mu?
- Hesaplanan KDV, tevkifat tutarı ve ödenecek tutar birbiriyle tutarlı mı?
- Belge oluşturulduktan sonra teknik işlem sonucu doğrulanacak mı?
- Belge alıcıya uygun yöntemle iletilecek ve kaydı saklanacak mı?
Senin Hesap ile tevkifatlı fatura süreci
Senin Hesap'ta satış faturası ekranında fatura türü Satış, Tevkifatlı veya İstisnalı olarak seçilir. Tevkifatlı seçildiğinde ürün satırlarında tevkifat sütunu açılır ve ilgili satırlarda tevkifat kodu seçilir; tevkifatlı olmayan satırlar sade kalır. Bir satır aynı anda hem tevkifatlı hem istisnalı olamaz.
Fatura özetinde tevkifat tutarı ve ödenecek tutar ayrı gösterildiği için belgeyi oluşturmadan önce hesaplanan KDV, tevkifat ve ödenecek tutarı karşılaştırmak kolaylaşır. Alıcı ve ürün bilgileri satış kaydında bulunduğundan aynı veriler tekrar girilmez; belge oluşturulduktan sonra gönderim durumu aynı iş akışından izlenebilir.
Senin Hesap'taki e-Fatura ve e-Arşiv gönderim sürecini e-Fatura programı sayfasında inceleyebilirsiniz.