Kısaca cevap
e-Fatura ve e-Arşiv faturalar özel entegratör üzerinden düzenlense de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine iletilir. Mali müşavirler muhasebe programlarındaki GİB bağlantısıyla bu faturaları çekip muhasebeleştirebilir. Bu nedenle faturaları e-postayla, USB’yle veya çıktı olarak müşavirinize taşımanız her zaman gerekmez. Ekran adları, kapsam ve sınırlar programa ve sürüme göre değişir; kendi müşavirinizin programında doğrulamak en güvenli yoldur.
Faturalar GİB üzerinden nasıl alınır?
Müşavir, muhasebe programında mükellefin GİB bağlantısını kurar ve ilgili dönemin faturalarını sorgular. Sorgu sonucunda gelen satış ve alış faturaları program içinde listelenir; müşavir bunları seçip muhasebe fişine dönüştürür. Bu akışta faturayı hangi yazılımla kestiğiniz belirleyici değildir; belge GİB sistemine ulaştığı sürece müşavirin programı onu görebilir.
Yeni kestiğiniz faturanın GİB tarafında görünmesi için belgenin başarıyla iletilmiş olması gerekir. Hatalı veya bekleyen bir belge müşavirin listesinde de görünmeyebilir. Bu yüzden kesilen faturanın durumunu düzenli kontrol etmek önemlidir. Süreci baştan anlamak için e-Fatura nasıl kesilir ve e-Arşiv fatura nasıl kesilir rehberlerine bakabilirsiniz.
Zirve ve Luca’da neye dikkat edilir?
Zirve kullanan müşavirler, Senin Hesap müşterilerinin kestiği ve kendilerine gelen faturaları GİB üzerinden programlarında görebildiklerini bildirmiştir. Luca’nın resmî destek sayfaları ise e-Arşiv faturalar için “GİB’den Getir” akışını anlatır. Bu sayfalara göre sorgulanabilecek dönem sınırlıdır (içinde bulunulan ay ve önceki iki ay), mükellefin GİB Internet Vergi Dairesi erişim bilgisi gerekir ve Luca Bağlantı Merkezi uygulamasının çalışması beklenir. Bu koşullar program güncellemeleriyle değişebilir.
Luca’da e-Fatura için aynı akışın kapsamını resmî sayfalarda doğrulayamadık; bu nedenle müşavirinizin Luca sürümünde e-Fatura satış ve alış faturalarının GİB’den gelip gelmediğini ona sormanızı öneririz.
İşletme olarak ne hazırlamalısınız?
- Erişim: Müşavirinizin GİB’den sorgulama yapabilmesi için gereken yetkiyi ve erişim bilgilerini onunla birlikte netleştirin; bilgileri güvenli bir yoldan paylaşın.
- Belge durumu: Faturaların “iletildi” durumuna ulaştığını kontrol edin; takılan belgeleri müşavirin ay sonu çalışmasından önce giderin.
- Dönem takibi: Sorgu penceresi sınırlı olabilir (örneğin Luca e-Arşiv için son üç ay). Ay kapanışını geciktirmeyin.
- Tutarlı bilgi: Cari unvanı, vergi numarası ve KDV bilgisi doğru olursa müşavirin fişe dönüştürme işi hızlanır.
GİB’den çekilemeyen durumlarda
Müşavirin programı belirli bir belge türünü GİB’den getiremiyorsa veya erişim henüz kurulamadıysa fatura listesini dosya olarak iletmek mümkündür. Senin Hesap’ta muhasebe aktarımı için Excel/CSV dışa aktarım bulunur. Dosya biçiminin müşavirin programında nasıl içe aktarılacağı programa göre değişir; Luca gibi programlarda sütun kuralları müşavir tarafından bir kez tanımlanır. Bu yöntem GİB çekmenin yerine geçen otomatik bir bağlantı değil, yedek bir yoldur.
Müşavirinize soracağınız sorular
- Programınızda e-Fatura satış ve alış faturalarını GİB’den çekebiliyor musunuz? Hangi ekrandan?
- e-Arşiv faturalar için sorgu dönemi sınırı var mı?
- Sizin için hangi erişim bilgisi veya yetki gerekiyor?
- Çekilemeyen belgeler için hangi dosya biçimini tercih edersiniz?
Senin Hesap’ta e-Fatura ve e-Arşiv akışının nasıl yönetildiğini e-Fatura programı sayfasında inceleyebilirsiniz.