Kontör, bazı özel entegratör ve yazılım sağlayıcılarının e-Belge gönderimi için kullandığı ticari bir kullanım hakkı (paket) birimidir; GİB’in tanımladığı resmî bir birim değildir. Bu modeli kullanan bir çözümde belge gönderdikçe bakiyenizden kontör düşer ve bakiye yeterli olduğu sürece göndermeye devam edersiniz. Bu yüzden kontör bakiyesini takip etmek, faturayı tam gerektiği anda gönderememe riskini azaltır.
Bu rehber mevzuat rehberi değildir; kontörün yazılımlarda günlük kullanımda nasıl işlediğini anlatır. Faturanın nasıl kesildiğini öğrenmek istiyorsanız e-Fatura nasıl kesilir? rehberine bakabilirsiniz. Kontör ücretlendirmesi, paketleri ve tüketim kuralları kullandığınız çözüme ve sözleşmenize göre değişir.
E-Fatura kontör nedir?
Kontör, e-Belge gönderim miktarını ölçmek için bazı sağlayıcıların kullandığı bir birimdir. Özel entegratörler veya e-Belge çözümleri, gönderdiğiniz belge sayısına göre ücretlendirme yaparken kontörü ölçü olarak kullanabilir. Kontör paketi satın aldığınızda sağlayıcının koşullarına göre belirli sayıda belge gönderme hakkı kazanırsınız.
Kontör, faturanın kendisi değildir; sağlayıcının hizmetini kullanma hakkıdır. Paket büyüklüğü, süre, ücret ve hangi işlemin ne kadar kontör harcadığı çözümden çözüme değişir. Bu nedenle kontörün nasıl çalıştığını kullandığınız sistemin kendi koşullarından öğrenmek gerekir.
e-Fatura, GİB ve kontör: kim neyi belirler?
Kontör ile e-Fatura aynı şey değildir. e-Fatura, mevzuat ve GİB standartlarıyla düzenlenen bir elektronik belge sistemidir; kontör ise bazı sağlayıcıların bu belgeleri gönderme hizmetini sunarken kullandığı fiyatlandırma ve kullanım modelidir. GİB’in e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye hakkında ve mevzuat sayfalarında kontör diye bir birim tanımlanmaz.
| Katman | Kim belirler? | Kontörle ilişkisi |
|---|---|---|
| e-Fatura (belge sistemi) | GİB: mevzuat ve UBL-TR standartları | Kontör kavramı yoktur; belgenin nasıl düzenleneceğini GİB kuralları belirler |
| Uygulamaya erişim yöntemi | Mükellef, GİB’in sunduğu üç yöntemden birini seçer: özel entegratör, kendi bilgi işlem sistemi entegrasyonu veya ücretsiz GİB Portal | Ücretlendirme, seçilen yöntemin sağlayıcısına bağlıdır |
| Kontör/paket modeli | Özel entegratör veya yazılım sağlayıcısı (sözleşme) | Kullanım ve fiyatlandırma modelidir; tüketim kuralı sağlayıcıya ve pakete göre değişir |
Bu nedenle “kontör olmadan e-Fatura hukuken kesilemez” gibi bir çıkarım doğru değildir. Hukuki gereklilik belgenin GİB kurallarına uygun düzenlenmesidir; kontör bakiyesi bittiğinde yazılımın gönderime izin vermemesi ise sağlayıcının ticari ve teknik modelinden doğan bir sınırdır.
Hangi işlemler kontör harcar?
Bu, sağlayıcıya ve pakete göre değişir; evrensel bir kural yoktur. Yaygın olarak giden e-Belge gönderimleri ölçü alınır, ancak şu konular sağlayıcıdan sağlayıcıya farklı olabilir: e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye gibi belge türlerinin aynı bakiyeden düşüp düşmediği, gelen belgelerin, iptal veya iade belgelerinin kontör harcayıp harcamadığı ve başarısız bir gönderimde kontör düşüp düşmediği.
Cari kaydı açmak veya rapor almak gibi belge gönderimiyle ilgisi olmayan işlemler genellikle kontör harcamaz; ancak bunu da kullandığınız çözümün koşullarından teyit edin. Kontör kullanımını belge türüne göre ayrı ayrı görebilmek, hangi işlemin ne kadar harcadığını anlamayı kolaylaştırır.
Kontör nasıl kullanılır: adım adım
Kullandığınız çözümün ekranları farklı olsa da kontör kullanımı genel olarak şu sırayı izler:
- Kontör bakiyenizi kontrol edin.
- Göndermeyi planladığınız belge sayısına göre bakiyenin yeterli olduğundan emin olun.
- Yetersizse ihtiyacınıza uygun bir kontör paketi satın alın.
- Faturayı veya diğer e-Belgeyi oluşturup gönderin.
- Gönderimin başarılı olduğunu ve bakiyenizden kontör düştüğünü doğrulayın.
- Kontör hareketlerini düzenli aralıklarla inceleyin.
- Bakiye azaldığında yeni paketi belge gönderimi tıkanmadan önce alın.
Bu sıralama genel akışı gösterir. Bazı çözümlerde belirli bir bakiyenin altına inildiğinde uyarı verilir; böyle bir uyarı yoksa bakiyeyi kendiniz düzenli olarak kontrol etmelisiniz.
Kontör bakiyesi nasıl takip edilir?
Bakiye takibinde üç bilgi işe yarar: kalan kontör, bu ay kullanılan kontör ve kontör hareketleri. Kalan kontör, anlık durumunuzu gösterir. Bu ay kullanılan kontör, aylık ortalama harcamanızı öğrenmenizi sağlar. Hareket kayıtları ise hangi belgenin ne zaman kontör harcadığını gösterir.
Aylık ortalama harcamanızı bildiğinizde paketi ihtiyaçtan küçük veya büyük almaktan kaçınırsınız. Özellikle ay sonu yoğunluğunda (toplu faturalama) gönderim artacağı için bakiyeyi önceden kontrol etmek faydalıdır.
Kontör biterse ne olur?
Bakiye yetersiz olduğunda yazılım yeni belge gönderimine izin vermeyebilir veya gönderim gecikebilir; bu davranış çözümden çözüme değişir. Faturanın düzenlenmesi ve iletilmesiyle ilgili süreler kontörden bağımsız olarak mevzuatta belirlenir; bu rehber o süreleri anlatmaz. Kontör bitmesi gibi ticari bir nedenle gönderimi geciktirmemek için yeni paketin bakiye bitmeden alınması gerekir. Süre konusunda tereddüt varsa GİB’in güncel kaynakları ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.
Kontör bittiğinde önce belgenin kaydedildiğinden emin olunmalıdır. Bazı çözümlerde belge taslak veya kaydedilmiş olarak kalır ve kontör alındıktan sonra gönderim yapılabilir. Bu davranışın kullandığınız çözümde nasıl işlediği önceden bilinmelidir.
Kontör satın almadan önce neyi kontrol etmelisiniz?
Aşağıdaki sorular evrensel bir kural listesi değil, sağlayıcıya yöneltebileceğiniz sorulardır; cevapları çözümden çözüme değişir.
- Hangi belge türleri tüketiyor? e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye aynı bakiyeden mi düşüyor?
- Gelen belgeler tüketiyor mu? Size gelen belgelerin görüntülenmesi veya alınması kontör harcıyor mu?
- İptal ve iade işlemleri tüketiyor mu? İptal talebi veya iade belgesi ayrıca kontör düşüyor mu?
- Başarısız gönderimde ne oluyor? Hata alan bir gönderimde kontör düşüyor mu, düştüyse iade ediliyor mu?
- Kullanım süresi var mı? Paketin geçerlilik süresi bulunuyor mu?
- Paket devrediyor mu? Kullanılmayan kontör sonraki döneme aktarılıyor mu?
- Fiyatlandırma nasıl yapılıyor? Belge başına mı, paket başına mı ücretleniyor; paket büyüdükçe birim maliyet nasıl değişiyor?
- Bakiye nasıl izleniyor? Kalan kontör, aylık kullanım ve hareket kayıtları görülebiliyor mu, düşük bakiye uyarısı var mı?
Paket seçerken ayrıca aylık ortalama belge sayınızı hesaplayın. Yalnız birim fiyata bakmak yanıltıcı olabilir; çözümün sağladığı diğer hizmetlerle (fatura, stok, cari yönetimi gibi) birlikte toplam maliyet değerlendirilmelidir. Güncel paket ve fiyat bilgisi için çözümün fiyatlandırma sayfasına bakılmalıdır.
Kontör kullanırken sık yapılan hatalar
En yaygın hata, bakiyeyi yalnız kontör bittiğinde fark etmektir. Bunu takip eden hatalar arasında paketi ihtiyaçtan çok küçük alıp sık sık yenilemek, hareket kayıtlarını hiç incelememek ve hata alan gönderimde hemen yeni belge oluşturarak fazladan kontör harcamaktır. Bir başka hata, kontörü GİB’in resmî bir birimi sanmak veya kontör bittiğinde e-Fatura düzenlemenin hukuken imkânsız olduğunu varsaymaktır.
Hata alan bir gönderimde önce mevcut işlemin sonucu kontrol edilmelidir. Belge aslında gönderilmişse yeni bir belge oluşturmak hem mükerrer kayıt hem de gereksiz kontör harcaması demektir.
Kontör yönetimi için kontrol listesi
Kontörü düzenli takip etmek için aşağıdaki noktaları belirli aralıklarla gözden geçirebilirsiniz:
- Kalan kontör, önümüzdeki dönemde göndermeyi planladığınız belge sayısına yetiyor mu?
- Aylık ortalama kullanım hesaplandı ve paket buna göre seçildi mi?
- Ay sonu veya kampanya dönemleri gibi yoğun günler için ek bakiye ayrıldı mı?
- Kontör hareketleri gönderdiğiniz belgelerle eşleşiyor mu?
- Hata alan gönderimlerde belgenin durumu kontrol edilmeden yeni belge oluşturulmuyor mu?
- Kontör bitmeden yeni paket alma sorumlusu belli mi?
Özellikle birden fazla kişi fatura kesiyorsa bakiyeyi tek bir kişinin takip etmesi yerine, bakiye azaldığında kimin paket alacağını baştan belirlemek işleyişi hızlandırır. Böylece kontör, fatura kesim gününde sürpriz bir engel olmaktan çıkar.
Senin Hesap ile kontör yönetimi
Senin Hesap’ta e-Dönüşüm bölümündeki Kontörler ekranında kalan kontör, bu ay kullanılan kontör, kontör paketleri ve kontör hareketleri tek yerde görünür. Yeni paket gerektiğinde “Kontör Satın Al” ile bu ekrandan alım yapılır. Güncel paketler ve fiyatlar fiyatlandırma sayfasında yer alır.
Senin Hesap’ta başarıyla gönderilen her e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye için 1 kontör kullanılır; gönderim başarısız olduğunda kontör düşürülmez. Kontör yetersizse gönderim başlamadan “e-Belge göndermek için yeterli kontörünüz bulunmuyor.” uyarısı ve “Kontör Satın Al” yönlendirmesi gösterilir; gönderim yapıldıkça kontör hareket kayıtlarına işlenir. Bu kurallar Senin Hesap’a özgüdür ve başka bir sağlayıcı için geçerli olmayabilir.
Senin Hesap’taki e-Fatura ve e-Arşiv gönderim sürecini e-Fatura programı sayfasında inceleyebilirsiniz.