"Ücretsiz ön muhasebe programı" araması çoğu zaman tek bir şey aramıyor: kimi işletme denemek istiyor, kimi kalıcı olarak ücretsiz kullanmak, kimi de Excel'den çıkmanın bir yolunu arıyor. Bu rehber, ücretsiz seçeneklerin ne sunduğunu, sınırların nerede başladığını ve bir programa karar vermeden önce neleri sormanız gerektiğini anlatır. Programların kendisini tanıtmaktan çok, doğru soruyu sormanıza yardım etmeyi amaçlar.
Kısa cevap
Evet, "ücretsiz" olarak sunulan seçenekler vardır. Ancak bu kelime üç farklı anlama gelir ve hangisiyle karşılaştığınızı bilmeden karar vermek, sonradan verilerinizi başka bir programa taşımak zorunda kalmanıza yol açabilir.
"Ücretsiz" ne anlama gelir?
| Tür | Ne sunar? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Ücretsiz deneme | Programı sınırlı bir süre boyunca kendi verinizle kullanırsınız. | Süre bitince ücretli plana geçmeniz gerekir; verilerin denemeden sonra ne olacağını sorun. |
| Kalıcı ücretsiz paket | Süresiz kullanım, ancak kapsam sınırlıdır. | Belge, kullanıcı veya özellik sınırı olur; büyüyünce ücretli plana geçmek gerekir. |
| Excel veya açık kaynak | Lisans ücreti yoktur. | Kurulum, bakım, yedekleme ve hata riski tamamen size aittir. |
Ücretsiz seçeneklerde sınırlar nerede başlar?
Her programın sınırları farklıdır, ancak ücretsiz kapsam çoğunlukla şu başlıklarda daralır:
- Kayıt veya belge sayısı: Aylık fatura, cari veya hareket sayısı için üst sınır konabilir.
- Kullanıcı sayısı: Ortak çalışma ve muhasebeci erişimi ücretli plana bağlı olabilir.
- e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye: Elektronik belge göndermek çoğu çözümde ayrıca ücretlendirilir.
- Rapor ve dışa aktarım: Bazı raporlar ya da verinin dışarı alınması yalnızca ücretli planlarda olabilir.
- Destek: Ücretsiz kullanıcılar için destek sınırlı olabilir.
Ücretsiz görünen ama maliyet doğuran kalemler
- e-Belge gönderimi. e-Fatura için GİB Portal, kendi bilgi işlem sistemi entegrasyonu veya bir özel entegratör kullanılabilir. GİB Portal ücretsiz sunulur; ancak çoğu zaman cari, stok ve tahsilat kayıtlarınızla bağlantılı çalışmaz. Entegratör üzerinden gönderim genellikle kontör ya da abonelik maliyeti getirir.
- Veri taşıma. Bir programın sınırlarına takılıp ayrılırsanız, kayıtlarınızı yeni programa aktarmak zaman alır. Verinizi dışa aktarabildiğinizden baştan emin olun.
- Yanlış kaydın maliyeti. Excel'de bozulan bir formül, yanlış bakiye ya da kaybolan bir dosya, bir programın lisans bedelinden daha pahalıya gelebilir.
Excel ne zaman yeter, ne zaman yetmez?
Az sayıda müşteri, tek kullanıcı ve seyrek fatura için Excel çalışabilir. Aşağıdakilerden birkaçı sizin için geçerliyse Excel artık yetmiyor demektir:
- Cari bakiyeleri bulmak için her seferinde formül veya filtreyle uğraşıyorsunuz.
- Birden fazla kişi aynı dosyayı kullanıyor.
- Vadesi geçen tahsilatları gözle takip ediyorsunuz.
- e-Fatura kesmeniz gerekiyor.
- Muhasebeciye her ay elle liste hazırlıyorsunuz.
Cari bakiye ve vade takibinin nasıl düzenli tutulacağını cari hesap takibi nasıl yapılır rehberinde bulabilirsiniz.
Karar için kontrol listesi
Bir programı, ücretsiz de olsa ücretli de olsa, seçmeden önce şu soruları sorun:
- 1. Ücretsiz kısmın süresi ve sınırı tam olarak nedir?
- 2. Verilerimi istediğim zaman dışa aktarabilir miyim?
- 3. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gönderimi dahil mi, ayrı maliyet mi?
- 4. Kaç kullanıcı ekleyebilirim, muhasebecim erişebilir mi?
- 5. Cari, stok ve tahsilat tek yerde mi?
- 6. Yedekleme ve veri güvenliği nasıl sağlanıyor?
- 7. Büyüdüğümde bir üst plana geçmek ne kadar kolay?
- 8. Denemede girdiğim veriler denemeden sonra korunuyor mu?
Daha kapsamlı bir değerlendirme için ön muhasebe programı seçim rehberine ve fiyat tarafı için muhasebe programları yazısına bakabilirsiniz. Mevcut bir programdan geçmeyi düşünüyorsanız ön muhasebe programı değiştirme rehberi veri aktarımını anlatır.
Senin Hesap bu tabloda nerede?
Senin Hesap'ta kalıcı ücretsiz paket bulunmaz. 14 gün ücretsiz deneme vardır; kayıt için kredi kartı gerekmez ve bu sürede programı kendi verinizle deneyebilirsiniz. Ücretli planlar kullanıcı sayısına göre ayrılır: Başlangıç planı 1, Pro planı 10 kullanıcı içindir. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gönderimi için kullanılan kontör, plan aboneliğinden ayrı olarak ihtiyaç kadar satın alınır ve satın alma tarihinden itibaren 2 yıl geçerlidir. Güncel paketler ve fiyatlar için fiyatlandırma sayfasına bakın; kontörün ne olduğunu ise e-Fatura kontör nedir rehberinde okuyabilirsiniz.