"Proforma fatura nasıl kesilir" ya da "proforma fatura nedir" araması genellikle bir teklif veya sipariş öncesi hazırlanan belgenin gerçek faturadan farkını merak eden işletmelerden gelir. Proforma fatura, adında "fatura" geçmesine rağmen resmi bir mali belge değildir; alıcıya fiyat, ürün ve şartları önceden bildiren bir ön bilgilendirme aracıdır.
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, bir satışın kesinleşmesinden önce satıcının alıcıya gönderdiği; ürün veya hizmetin fiyatını, miktarını, ödeme ve teslim şartlarını gösteren bilgilendirme belgesidir. Görünüş olarak gerçek bir faturaya benzer, ancak resmi belge numarası taşımaz ve GİB'e bildirilmez.
Bu belge, tarafların satış şartlarında anlaşmaya varmasını sağlamak için kullanılır. Alıcı proforma faturayı inceleyip onayladıktan sonra satıcı, kesinleşen sipariş üzerine gerçek satış faturasını düzenler.
Proforma fatura ile gerçek fatura arasındaki fark
Proforma fatura ile gerçek fatura arasındaki temel fark, hukuki ve mali sonuç doğurup doğurmamasıdır. Gerçek fatura resmi bir belge numarasıyla düzenlenir, GİB'e bildirilir, KDV beyanına girer ve muhasebe kaydı oluşturur. Proforma fatura ise yalnızca bir bilgilendirmedir; ne KDV beyanına girer ne de muhasebe kaydı oluşturur.
| Özellik | Proforma fatura | Gerçek fatura |
|---|---|---|
| Resmi belge numarası | Yok | Var |
| GİB'e bildirim | Yok | Var |
| Muhasebe kaydı | Oluşturmaz | Oluşturur |
| KDV beyanına etkisi | Yok | Var |
| Amacı | Bilgilendirme/teklif | Tahsilat/mali kayıt |
Proforma faturada KDV dahil/hariç tutarları hızlıca görmek için KDV hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Bu fark unutulduğunda proforma fatura yanlışlıkla muhasebe kaydına işlenebilir; bu, hem cari hesabı hem de KDV hesaplamalarını bozan bir hatadır.
Proforma fatura hangi durumlarda kullanılır?
Proforma fatura en sık, alıcının satın alma kararını vermeden önce net bir fiyat teklifi görmesi gereken durumlarda kullanılır. Yurt dışı satışlarda gümrük veya banka işlemleri için, kamu ve büyük kurumsal alıcılarda satın alma onayı öncesinde, veya avans/ön ödeme talep edilecek işlemlerde sıkça tercih edilir. Yurt içi satışlarda ise aynı amaçla teklif niteliğinde kullanılabilir.
Proforma fatura, siparişin kesinleştiğini değil, tekliflerin taraflar arasında netleştiğini gösterir. Sipariş kesinleştikten sonra düzenlenecek gerçek belge, işlemin türüne göre e-Fatura veya e-Arşiv fatura olur.
Proforma faturanın içeriğinde neler bulunur?
- Taraf bilgileriSatıcı ve alıcının unvan, adres ve iletişim bilgileri
- Ürün/hizmet detayıMiktar, birim fiyat, açıklama
- Toplam tutarVarsa KDV dahil/hariç ayrımı belirtilerek
- Geçerlilik süresiTeklifin kaç gün geçerli olduğu
- Ödeme ve teslim şartlarıVade, teslim yeri ve yöntemi
Standart bir resmi format zorunluluğu yoktur; önemli olan tarafların şartlarda net biçimde anlaşmasıdır. Belgenin üzerine "Proforma Fatura" ibaresinin açıkça yazılması, gerçek faturayla karıştırılmasını önler.
Proformadan gerçek faturaya geçiş
Alıcı proforma faturayı onayladıktan ve sipariş kesinleştikten sonra satıcı, aynı ürün/hizmet kalemleriyle gerçek satış faturasını düzenler. Bu aşamada tutar, ürün veya şartlarda bir değişiklik olduysa gerçek faturaya güncel bilgiler yansıtılmalı; proformadaki eski rakamlar otomatik kopyalanmamalıdır. Gerçek faturanın nasıl düzenleneceği için e-Fatura nasıl kesilir rehberine bakabilirsiniz.
Senin Hesap'ta bir proforma fatura onaylandığında, aynı satırlar üzerinden tek adımda gerçek satış faturasına dönüştürülebilir; ürün ve tutar bilgileri tekrar elle girilmez.
Sık yapılan hatalar
En sık yapılan hata, proforma faturayı gerçek fatura numaralandırmasıyla aynı seride izlemektir; bu, iki farklı belge türünün karışmasına yol açar. İkinci yaygın hata, proforma faturayı muhasebe yazılımına gelir olarak kaydetmektir — proforma fatura hiçbir zaman gelir/gider kaydı oluşturmaz. Üçüncü hata, geçerlilik süresi belirtilmeden gönderilen proforma faturalarda fiyatın süresiz sabit kaldığının varsayılmasıdır; fiyat ve stok değişkenliği olan işlerde bu, sonradan anlaşmazlığa yol açabilir.
Proforma faturayı özetleyen sorular
- Proforma faturanın resmi bir mali belge olmadığını biliyor musunuz?
- Proforma faturanın muhasebe kaydı oluşturmadığını biliyor musunuz?
- Sipariş kesinleştiğinde ayrıca gerçek fatura düzenlenmesi gerektiğini biliyor musunuz?
Diğer rehberlere Senin Hesap blog sayfasından ulaşabilirsiniz.