Kısa cevap: Çalışana verilen avans ile çalışana ödenecek maaş ayrı şeylerdir ve ayrı izlenir. Tek Düzen Hesap Planı'nda avanslar 196 Personel Avansları, çalışana ödenecek tutarlar 335 Personele Borçlar hesabında izlenir; maaş ödenirken açık avans maaştan mahsup edilir. Bordroyu (brüt-net hesabı, SGK ve vergi kesintileri) mali müşaviriniz hazırlar; işletme tarafında yapılacak iş, kimin ne kadar avans aldığını, hangi ay ne ödendiğini ve neyin mahsup edildiğini düzenli tutmaktır.
196 ve 335 ne demek?
196 Personel Avansları, çalışana maaş, prim veya benzeri hak edişlerine karşılık önceden ödenen tutarların izlendiği hesaptır. 335 Personele Borçlar ise işletmenin çalışanlara ödemesi gereken tutarları gösteren borç hesabıdır. Tipik akış şöyledir: avans verilir (196'ya yazılır), dönem sonunda maaş hak edilir (335'e yazılır), maaş ödenirken avans maaştan düşülür ve 196 kapanır; kalan net maaş ödenince 335 kapanır. Bu hesapların ayrıntılı işleyişi (özellikle fazla ödemeler ve farklı ödeme yolları) mali müşavirin kayıt düzenine göre değişebilir; resmî kayıtlar mali müşavirinizde tutulur.
Avansı nasıl takip edersiniz?
Avansta her seferinde şunlar kayıt altında olmalıdır: hangi çalışana, hangi tarihte, ne kadar ve hangi hesaptan (kasa veya banka) verildi; ne kadarı mahsup edildi veya iade edildi; kalan açık avans ne kadar. Çalışana verilen her ödemenin imzalı bir makbuzu olması, sonradan “ne zaman, ne kadar aldım” tartışmasını önler. Açık avanslar her ay maaş ödemesinden önce gözden geçirilmelidir.
Maaş ödemesi akışı
Aylık düzen genellikle şöyle işler: (1) mali müşavirinizden dönemin net maaş tutarlarını alırsınız; (2) her çalışanın açık avansını net maaştan düşersiniz; (3) kalan tutarı ödeme hesabından (banka veya kasa) ödersiniz; (4) IBAN bilgisi olmayan çalışanları ayrıca işaretlersiniz (elden/kasadan ödeme); (5) ödemeleri ve makbuzları saklar, ay sonunda gider özetini mali müşavirinize iletirsiniz. SGK ve vergi bildirimleri mali müşavirin yürüttüğü ayrı bir süreçtir; işletme ise bu ödemeleri kasa veya bankadan yapar ve kaydını tutar.
Senin Hesap'ta nasıl yapılır?
Senin Hesap'ta bu akışın işletme tarafını düzenli tutabilirsiniz:
- Çalışan kartı: çalışanlarınızı kartlarıyla tutun; izin kayıtları kart üzerinden izlenir.
- Avans: çalışana avans verin; açık avans bakiyesi kartta görünür.
- Toplu maaş ödemesi: dönemi, ödeme hesabını ve çalışanları seçin; seçilen çalışanların açık avansı ödemeden otomatik düşülür ve satırda gösterilir. Ödemeler tek işlemde kaydedilir: biri başarısız olursa hiçbiri yazılmaz. IBAN'ı olmayan çalışan için uyarı verilir.
- Banka toplu ödeme dosyası: seçilen çalışanlar için ad, IBAN, tutar ve açıklama içeren CSV dosyası indirirsiniz.
- Çalışan ekstresi: tarih aralığı seçerek bakiyeli ekstreyi görür, Excel (CSV) olarak indirir veya yazdırırsınız.
- Makbuzlar: avans, maaş ödemesi, avans iadesi ve masraf iadesi için A5 makbuz; işletme ve çalışan için iki nüsha, kesim çizgisiyle.
- SGK, muhtasar ve damga vergisi ödemesi kaydı: ödemenin türünü seçip kasa veya bankadan kaydedersiniz ve personel gider raporunda görürsünüz; çalışan bakiyesi etkilenmez, iptal edilirse ters kayıt oluşur.
- Otomatik aylık tahakkuk: firma ayarıyla açılır (varsayılan kapalıdır); her ayın başında tahakkuklar oluşur, ayrıca elle de oluşturabilirsiniz ve aynı kayıt iki kez oluşmaz.
- Muhasebe fişleri (CSV): personel hareketlerinden, mali müşavire aktarmak için dengeli fiş dosyası (335, 196, 770, 100, 102, 360, 361) indirirsiniz; hesap kodları ayarlanabilir. Resmî kayıt mali müşavirinizde tutulur.
- İşten çıkış ve belgeler: çıkış tarihi ve son bakiye özetiyle çalışanın kaydını kapatır, çalışana ait belgeleri kartından yükleyip indirirsiniz.
- Raporlar: personel gider raporu (çalışan ve ay kırılımıyla, Excel/yazdır) ve izin raporu (yıl bazında hak, kullanılan, kalan).
Ekranları Özellikler sayfasında görebilirsiniz.
Senin Hesap neyi yapmaz?
Açık olalım: Senin Hesap bordro hazırlamaz; brüt-net hesabı, SGK ve vergi kesintilerinin hesaplanması, beyannameler ve bildirimler mali müşavirinizde kalır (Senin Hesap yalnız yaptığınız SGK, muhtasar ve damga ödemesini kaydeder); ürettiğimiz muhasebe fişleri dosyası yalnız aktarım içindir, resmî kayıt yerine geçmez. Otomatik tahakkuk yalnız firma ayarını açarsanız çalışır. Bordro ve personel yönetimi için ayrı ürünümüz seninik.com vardır.