"Satın alma süreci nasıl yönetilir" araması, genellikle sipariş verdikten sonra malın gelip gelmediğini, faturanın siparişle uyuşup uyuşmadığını takip etmekte zorlanan işletmelerden gelir. Satış tarafında sipariş takibi nasıl bir disiplin gerektiriyorsa, satın alma tarafında da benzer, hatta bir adım daha fazla aşama içeren bir takip gerekir.
Satın alma süreci nedir?
Satın alma süreci, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu ürün veya hizmeti tedarikçiden temin etme sürecinin tamamıdır. Bu süreç yalnızca "sipariş verme" değil; ihtiyacın belirlenmesi, sipariş, teslim alınan malın kontrolü ve faturanın siparişle karşılaştırılması adımlarını kapsar.
Satın almanın dört temel adımı
- Satın alma talebiİhtiyacın iç onaya sunulması
- Satın alma siparişiOnaylanan ihtiyacın tedarikçiye siparişe dönüştürülmesi
- Mal kabulTeslim alınan ürünün miktar/kalite kontrolü
- Alış faturasıFaturanın sipariş ve mal kabulle eşleştirilmesi
Küçük işletmelerde talep adımı bazen atlanıp doğrudan sipariş verilir; ancak birden fazla kişinin satın alma yaptığı işletmelerde talep adımı, mükerrer veya gereksiz alımları önler.
Satın alma talebi neden ayrı bir adım?
Satın alma talebi, henüz bir tedarikçiye bağlanmamış, yalnızca "buna ihtiyacımız var" bilgisini taşıyan bir ön adımdır. Bu adımın siparişten ayrı tutulması, onay sürecinin (kimin ne kadar harcama yetkisi olduğu) net biçimde işlemesini sağlar. Talep onaylandıktan sonra tedarikçi seçilip gerçek satın alma siparişine dönüştürülür.
Mal kabul adımı neden atlanmamalı?
Mal kabul, sipariş edilen ürünün fiilen teslim alındığı ve miktar/kalite açısından kontrol edildiği adımdır. Bu adım atlanıp doğrudan fatura kaydedildiğinde, siparişte belirtilenden eksik veya hatalı gelen bir teslimat fark edilmeyebilir. Mal kabul kaydı, stok miktarının da gerçek teslimatla güncellenmesini sağlar.
Fatura eşleştirmesi nasıl yapılır?
Tedarikçiden gelen alış faturası, idealde ilgili satın alma siparişi ve mal kabul kaydıyla eşleştirilerek kontrol edilir: sipariş edilen miktar, teslim alınan miktar ve faturalanan miktar birbiriyle tutarlı mı? Bu üçlü kontrol (sipariş–mal kabul–fatura), yanlış faturalandırma veya fazla ödeme riskini azaltır. Faturanın nasıl işleneceği ve olası iade süreci için iade faturası nasıl kesilir rehberine bakabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
En sık yapılan hata, mal kabul adımını atlayıp faturayı doğrudan siparişle eşleştirmeye çalışmaktır; bu, gerçekte teslim alınmayan bir malın ödenmesine yol açabilir. İkinci hata, satın alma talebi ile siparişi aynı adımda birleştirip onay sürecini ortadan kaldırmaktır. Üçüncü hata, farklı tedarikçilerden gelen açık siparişleri tek bir listede takip etmemek — bu, hangi siparişin ne zaman teslim edileceğinin gözden kaçmasına yol açar.
Satın alma sürecini özetleyen sorular
- Satın alma talebi ile siparişi ayrı adımlar olarak mı yönetiyorsunuz?
- Her teslimatta mal kabul kaydı oluşturuyor musunuz?
- Alış faturasını sipariş ve mal kabul kaydıyla karşılaştırıyor musunuz?
Diğer rehberlere Senin Hesap blog sayfasından ulaşabilirsiniz.